В письме Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 11.07.2017 №2-2-10/01238, адресованном инспекции Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь по областям и г.Минску и размещенном на официальном сайте министерства, даны разъяснения по вопросу включения в состав затрат по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемых при налогообложении, представительских расходов.

В соответствии с вышеуказанным письмом, с учетом того, что в настоящее время определение и перечень представительских расходов, учитываемых при налогообложении законодательно не установлены, разъясняется, что к представительским расходам целесообразно относить расходы организации на официальный прием представителей других организаций, отдельных лиц в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета директоров (наблюдательного совета) иного органа управления плательщика, кроме исполнительных органов. 

Сообщается также, что в соответствии с пунктом 1 статьи 130 Налогового кодекса Республики Беларусь затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении, представляют собой стоимостную оценку использованных в процессе производства и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных средств, нематериальных активов, трудовых ресурсов и иных расходов на их производство и реализацию, отражаемых в бухгалтерском учете.

Таким образом, в состав  представительских расходов могут быть включены расходы на:

проживание в гостиницах;

питание (завтрак, обед, ужин, кофе-паузы);

транспортные услуги;

проведение официального приема лиц, участвующих в представительских мероприятиях;

культурные мероприятия;

оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате организации;

приобретение и (или) изготовление сувениров, продукции с символикой своего предприятия, цветов для лиц, участвующих в представительских мероприятиях;

аренду помещения для проведения представительских мероприятий.

При этом отмечается, что вышеуказанный перечень представительских расходов не является исчерпывающим, и в состав представительских расходов могут быть включены и иные обоснованные и документально подтвержденные расходы.

В тоже время, при отнесении расходов по проведенному представительскому мероприятию в состав затрат, учитываемых при исчислении налога на прибыль, следует исходить из их необходимости в процессе осуществления предпринимательской деятельности, проведение таких мероприятий должно быть направлено на развитие, расширение, сохранение стабильности осуществляемой предпринимательской деятельности, привлечение новых контрагентов, вне зависимости от результатов проведения представительских мероприятий (заключения договоров, достижения соглашений).

Что касается направления работников организации за границу в целях установления и (или) поддержания деловых контактов, то в таких случаях к представительским расходам могут быть отнесены  расходы по оплате сувениров, вручаемых представителям принимающей стороны.